Heizkosten und Nebenkosten: Was Sie wissen sollten

Im Mietvertrag darf vereinbart werden, dass der Mieter zusätzlich zur Miete sogenannte Betriebskosten zahlt. Meistens werden monatliche Vorauszahlungen vereinbart, über die jährlich eine Abrechnung erfolgen muss. Seit der Mietrechtsreform im Jahr 2001 ist gesetzlich vorgegeben, dass der Vermieter spätestens zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsperiode abgerechnet haben muss. Nach Ablauf der Frist kann der Vermieter - von wenigen Ausnahmen abgesehen - keine Nachforderungen mehr stellen.

Welche Betriebskosten umgelegt werden können, legt die Betriebskostenverordnung fest. Für die Verteilung der Heizkosten existiert zusätzlich eine spezielle Rechtsgrundlage. Die Heizkostenverordnung bestimmt, dass die Kosten der Heizung grundsätzlich verbrauchsabhängig abgerechnet und auf die Mieter des Hauses verteilt werden müssen. Abgerechnet werden dürfen nur diejenigen Kostenarten, die laut Mietvertrag zwischen Vermieter und Mieter zusätzlich zur Grundmiete vereinbart worden sind.

Prüfen, vergleichen, Rat holen

Mieterinnen und Mieter sollten alle Zahlen, Werte und Größenangaben in einer Jahresabrechnung mit den Angaben in der Vorjahresabrechnung vergleichen. Besonders bei unplausiblen Preissprüngen oder Größenabweichungen sollten Sie nachhaken und gegebenenfalls Einsicht in die Original-Rechnungsunterlagen nehmen.

Sollten Sie Zweifel an der Abrechnung Ihres Vermieters haben, suchen Sie bitte unbedingt juristischen Rat. Das gilt auch, wenn Sie glauben, dass der Vermieter die Frist versäumt oder andere formelle Fehler gemacht hat. Mitglieder des Mieterbundes erhalten eine kostenlose Rechtsberatung. Hier können Sie Mitglied werden.

Sind Ihre Heizkosten oder Betriebskosten zu hoch?

Wie hoch sind Ihre Nebenkosten im Vergleich zu anderen? Hier können Sie es im Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes Nordrhein-Westfalen vergleichen. Weitere Informationen finden Sie hier auf der Seite des Mieterbundes NRW.

Im Heizspiegel 2018 können Sie schnell erkennen, ob Sie im Vergleich zu anderen besonders hohe Heizkosten haben.

Unter www.heizspiegel.de können Sie in wenigen Minuten prüfen, ob Ihre Heizkosten besonders hoch sind und was Sie dagegen tun können. Halten Sie dazu Ihre Abrechnung bereit.

Gerichtsurteile zu Heiz- und Nebenkosten

So urteilte der Bundesgerichtshof (BGH) zu wichtigen Fragen oder Details der Nebenkostenabrechnung. Lassen Sie sich im Zweifelsfall aber unbedingt von einem erfahrenen Juristen beraten. Die nachfolgenden Urteile können eine Beratung nicht ersetzen.

Zu niedrige Vorauszahlungen?

• Vorsicht vor Lockvogelangeboten: Legt der Vermieter die monatlichen Vorauszahlungen im Mietvertrag zu niedrig fest, macht er sich nach der Rechtsprechung des BGH nicht schadensersatzpflichtig, es sei denn, er hat die ausreichende Höhe der Vorauszahlung ausdrücklich zugesichert. Nach dem Gesetz ist es nur untersagt, zu hohe Vorauszahlungen zu vereinbaren. Dagegen darf der Vermieter laut BGH auf Vorauszahlungen sogar ganz verzichten. Er kann die Vorauszahlungen deshalb im Mietvertrag auch zu niedrig ansetzen (BGH VIII ZR 195/03).

Frist zur Abrechnung nicht eingehalten?

• Der Vermieter hält die zwölfmonatige Abrechnungsfrist schon dadurch ein, dass er dem Mieter eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zuschickt. Ob die Abrechnung inhaltlich richtig ist, ist für die Einhaltung der Abrechnungsfrist nicht entscheidend (BGH VIII ZR 115/04).
• Zur Wahrung der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist des § 556 Abs.3 S.2 BGB muss die Abrechnung dem Mieter fristgerecht zugegangen sein. Die Beweislast dafür trägt der Vermieter. Ihm obliegt auch der Beweis, dass eine verspätete Geltendmachung einer Nachzahlung von ihm nicht zu vertreten ist. Die rechtzeitige Absendung der Nebenkostenabrechnung genügt zur Fristwahrung nicht, entscheidend ist der Zugang beim Mieter (BGH VIII ZR 107/08).
• Der Vermieter ist mit Nachforderungen aus einer verspäteten Abrechnung nicht ausgeschlossen, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat, zum Beispiel wenn er einen Gebührenbescheid der Stadt erst nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist erhält. Liegen ihm die Abrechnungsunterlagen dann (verspätet) vor, darf er sich aber nicht unnötig viel Zeit lassen. Im Regelfall muss er innerhalb von drei Monaten seine Nachforderungen geltend machen (BGH VIII ZR 220/05).
• Hat der Mieter auf eine verspätete Abrechnung irrtümlich und in Unkenntnis gezahlt, kann er die geleistete Nachzahlung zurückfordern (BGH VIII ZR 94/05).
• Ist das Mietverhältnis beendet und rechnet der Vermieter nicht spätestens zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsperiode ab, kann der Mieter alle Betriebskostenvorauszahlungen für diesen Abrechnungszeitraum zurückfordern. Rechnet der Vermieter nach Ablauf der Abrechnungsfrist ab, kann er aufgrund der Regelung in § 556 Abs.3 BGB Forderungen höchstens bis zur Höhe der ursprünglich geleisteten Vorauszahlungen geltend machen (BGH VIII ZR 57/04).
• Auch wenn der Mietvertrag von beiden Ehepartnern unterzeichnet wurde, reicht es aus, wenn der Vermieter die Betriebskostenabrechnung an einen der beiden Ehepartner adressiert und von diesem die Nachzahlung fordert (BGH VIII ZR 263/09).

Betriebskosten prüfen?

• Mieter haben das Recht, die Unterlagen für ihre Betriebskostenabrechnung zu prüfen. Sie haben Anspruch auf Einsicht in die Originalbelege und Originalrechnungen. Sie können aber nur ausnahmsweise fordern, dass ihnen Kopien der Belege zugesandt werden, zum Beispiel wenn der Vermieter sein Büro weit entfernt vom Ort der Mietwohnung in einer anderen Stadt hat (BGH VIII ZR 78/05).
• Der Vermieter muss bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung nicht immer zwischen gewerblich genutzten Mieträumen und Wohnungen unterscheiden. Solange die Wohnraummieter durch eine einheitliche Abrechnung nicht schlechter gestellt werden, ist eine einheitliche Abrechnung zulässig (BGH VIII ZR 78/05).
• Fehlt in einer Betriebskostenabrechnung für ein gemischt-genutztes Mietobjekt der Vorwegabzug für die teilgewerbliche Nutzung, ist die Abrechnung auch dann nicht formell unwirksam, wenn durch die gewerbliche Nutzung ein erheblicher Mehrverbrauch verursacht wird und deshalb ein Vorwegabzug geboten ist. Denn dies ist eine Frage der inhaltlichen Richtigkeit der Abrechnung (BGH VIII ZR 45/10).
• Auch wenn der Mietvertrag von beiden Ehepartnern unterzeichnet wurde, reicht es aus, wenn der Vermieter die Betriebskostenabrechnung an einen der beiden Ehepartner adressiert und von diesem die Nachzahlung fordert (BGH VIII ZR 263/09).
• Bedarf eine Betriebskostenabrechnung einer Erläuterung, damit sie nachvollzogen werden kann und somit den an sie zu stellenden Mindestanforderungen genügt, sind auch Erläuterungen zu berücksichtigen, die der Vermieter dem Mieter außerhalb der Abrechnung - vor Ablauf der Abrechnungsfrist - erteilt hat, zum Beispiel im Mietvertrag, in einer vorausgegangenen Abrechnung oder auf Nachfrage des Mieters (BGH VIII ZR 45/10).
• Die Kosten der Zwischenablesung (Nutzerwechselgebühr) sind Verwaltungskosten. Die Kosten sind damit keine umlagefähigen Betriebskosten und dürfen Mietern grundsätzlich nicht in der Betriebskostenabrechnung auferlegt werden (BGH VIII ZR 19/07).
• Eine Abrechnung der Betriebskosten auf der Basis der zwischen den Parteien vereinbarten Vorauszahlungen (Soll-Vorschüsse) anstatt der tatsächlich vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen (Ist-Vorschüsse) ist formell wirksam. Ob die vorgenommenen Abzüge der Höhe nach zutreffend angesetzt sind, betrifft allein die inhaltliche Richtigkeit der Abrechnung (BGH VIII ZR 108/02).

Heizkosten

• In einem laufenden Mietverhältnis ist die Umstellung auf Contracting (Wärmelieferung durch einen Dritten) nur zulässig, wenn hierfür im Mietvertrag eine ausdrückliche Regelung getroffen ist oder wenn der Mieter der Umstellung zustimmt (BGH VIII ZR 54/04).
• Das gilt auch dann, wenn der Contractor (Wärmelieferant) die Heizungsanlage nicht nur übernimmt, sondern auch erneuert (BGH VIII ZR 362/04).
• Bei einer verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnung muss der Vermieter den auf die leer stehenden Wohnungen entfallenden Grundkostenanteil selber zahlen (BGH VIII ZR 137 /03).
• Die Vereinbarung einer Bruttowarm- oder Warmmiete im Mietvertrag ist mit den Regelungen der Heizkostenverordnung nicht vereinbar. Nach der Heizkostenverordnung müssen Kosten für die zentrale Beheizung und Warmwasserversorgung verbrauchsabhängig abgerechnet werden (BGH VIII ZR 212/05).
• Fehler einer Heiz- oder Betriebskostenabrechnung muss der Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Abrechnung beanstanden (§ 556 Abs. 3 BGB). Dies auch dann, wenn der Vermieter Jahr für Jahr denselben Fehler macht. Ist der Abrechnungsfehler im Folgejahr wieder in der Abrechnung enthalten, muss der Mieter den Fehler erneut rügen (BGH VIII ZR 185/09).
• Werden mehrere Wohngebäude von Beginn des Mietverhältnisses an durch eine Gemeinschaftsheizung versorgt, können diese Gebäude für die Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung zu einer Abrechnungseinheit zusammengefasst werden, auch wenn als Mietsache im Mietvertrag nur eines der Gebäude bezeichnet wird (BGH VIII ZR 290/09).
• Bildet der Vermieter Nutzergruppen im Rahmen einer Heizkostenabrechnung, z. B. weil Flächen eines Hauses oder einer Wohnanlage mit unterschiedlichen Erfassungsgeräten ausgestattet sind, muss der Gesamtverbrauch jeder Nutzergruppe erfasst werden. Es reicht nicht aus, den Verbrauch einer Nutzergruppe rechnerisch zu ermitteln, indem nur der Verbrauch anderer Gruppen gemessen und vom Gesamtverbrauch des Hauses abgezogen wird (BGH VIII ZR 57/07).
• Eine ordnungsgemäße Abrechnung über Brennstoffkosten erfordert nur die summenmäßige Angabe der Verbrauchswerte und der dafür angefallenen Kosten. Eine aus sich heraus vollständige Überprüfbarkeit dieser Angaben auf ihre materielle Richtigkeit ist nicht erforderlich, sondern bleibt einer auf Verlangen des Mieters zu gewährenden Belegeinsicht vorbehalten (BGH VIII ZR 322/08).
• Die Kosten der Öltankreinigung sind Betriebskosten und keine Instandhaltungskosten. Auch wenn sie nur in längeren Zeitabständen anfallen, dürfen sie an die Mieter weitergegeben werden (BGH VIII ZR 221/08).

Wasserkosten

• Dagegen ist der Vermieter bei der Abrechnung von Wasserkosten mangels entsprechender Vereinbarungen nicht verpflichtet, verschiedene Nutzergruppen durch jeweils gesonderte Zähler zu erfassen. Der Verbrauch von Wohneinheiten kann in der Weise ermittelt werden, dass der mittels Zwischenzähler gemessene Verbrauch eines gewerblichen Mieters von dem Gesamtverbrauch laut Hauptwasserzähler abgezogen wird (BGH VIII ZR 69/09).
• Gleich in zwei Urteilen hat der Bundesgerichtshof entschieden, dass in Betriebskostenabrechnungen nach dem sogenannten Abflussprinzip abgerechnet werden darf. Die §§ 556 ff. BGB legen den Vermieter bei der Abrechnung von Betriebskosten nicht auf eine Abrechnung nach dem sogenannten Leistungsprinzip fest. Ob der Vermieter in besonders gelagerten Ausnahmefällen, etwa bei einem Mieterwechsel nach Treu und Glauben (§ 242 BGB) gehindert sein könnte, Betriebskosten nach dem Abflussprinzip abzurechnen, war im vorliegenden Fall nicht zu entscheiden (BGH VIII ZR 49/07, siehe auch: VIII ZR 27/07). Anders verhält es sich bei einer Heizkostenabrechnung! Mit Urteil vom 1.2.2012 hat der BGH entschieden, dass eine Heizkostenabrechnung nach dem Abflussprinzip nicht den Vorgaben der Heizkostenverordnung entspricht. Nach der Regelung des § 7 Abs. 2 Heizkosten-Verordnung dürfen nur die Kosten des im Abrechnungszeitraum tatsächlich verbrauchten Brennstoffs abgerechnet werden (sogenanntes Leistungsprinzip). Der Vermieter darf hier seiner Abrechnung nicht einfach seine Abschlagszahlungen an den Energieversorger der Verbrauchsabrechnung zugrunde legen. Mieter, bei denen Gas- oder Fernwärmekosten abgerechnet werden, sollten also genau hinschauen und ggfls. den Mieterbund einschalten.
• Erst, wenn alle Wohnungen eines Hauses mit Zwischenzählern ausgestattet sind, können Mieter eine Wasserabrechnung nach ihrem individuellen Verbrauch verlangen. Verfügt nur eine Wohnung im Haus über einen eigenen Wasserzähler, reicht dies nach Auffassung des BGH nicht aus (BGH VIII ZR 188/07).
• Im Rahmen einer Betriebskostenabrechnung dürfen die Messwerte eines nicht geeichten Wasserzählers verwendet werden, wenn der Vermieter nachweisen kann, dass die angezeigten Werte zutreffend sind (BGH VIII ZR 112/10).

Umlage auf Mieter und Bewohner

• Zumindest soweit die Betriebskosten nach Wohnfläche auf die Mieter des Hauses verteilt werden, muss der Vermieter die Kostenanteile für leer stehende Wohnungen zahlen. Dies gilt auch für verbrauchsabhängige Kostenarten wie Wasser, Entwässerung oder Müllabfuhr, wenn diese wegen fehlender Erfassung des Verbrauchs der einzelnen Mieter nach der Wohnfläche abgerechnet werden (BGH VIII ZR 159/05).
• Sieht der Mietvertrag eine Umlage der Betriebskosten nach Personenzahl vor, darf der Vermieter nicht auf das amtliche Einwohnermelderegister zurückgreifen, um die Belegung des Hauses zu ermitteln. Eine Umlage von Betriebskosten nach Kopfzahl erfordert, dass der Vermieter die tatsächliche Belegung der einzelnen Wohnungen feststellt, ohne Rücksicht darauf, dass dies mit einem höheren Aufwand und mit gewissen tatsächlichen Schwierigkeiten verbunden sein kann (BGH VIII ZR 82/07). Entstehen dem Vermieter wiederkehrende Kosten der Prüfung der Betriebssicherheit einer technischen Anlage, sind diese als Betriebskosten umlagefähig, soweit sie als sonstige Betriebskosten im Sinne von § 2 Nr. 17 Betriebskostenverordnung zwischen den Mietvertragsparteien ausdrücklich vereinbart worden sind (BGH VIII ZR 123/06).
• Eine Betriebskostenabrechnung nach Personenzahl ist nicht deshalb unwirksam, weil der Anteil an der Gesamtpersonenzahl nur mit einem Bruchteil angegeben worden ist (BGH VIII ZR 181/09).

Mischnutzung Gewerbe- und Wohnraum

• Der Vermieter muss bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung nicht immer zwischen gewerblich genutzten Mieträumen und Wohnungen unterscheiden. Solange die Wohnraummieter durch eine einheitliche Abrechnung nicht schlechter gestellt werden, ist eine einheitliche Abrechnung zulässig (BGH VIII ZR 78/05).
• Fehlt in einer Betriebskostenabrechnung für ein gemischt-genutztes Mietobjekt der Vorwegabzug für die teilgewerbliche Nutzung, ist die Abrechnung auch dann nicht formell unwirksam, wenn durch die gewerbliche Nutzung ein erheblicher Mehrverbrauch verursacht wird und deshalb ein Vorwegabzug geboten ist. Denn dies ist eine Frage der inhaltlichen Richtigkeit der Abrechnung (BGH VIII ZR 45/10).

Aufzug bezahlen?

• Die Kosten für den Betrieb eines Aufzugs können nach Rechtsprechung des BGH auch durch Formularmietvertrag auf die Mieter einer Erdgeschosswohnung umgelegt werden. Dabei ist die Umlage völlig unabhängig von der tatsächlichen Nutzung möglich (BGH VIII ZR 103/06).
• Dagegen benachteiligt eine formularmäßige Vereinbarung in einem Wohnraummietvertrag den Mieter unangemessen, wenn dieser anteilig mit Kosten für einen Aufzug belastet wird, mit dem seine Wohnung nicht erreicht werden kann, weil sich der Aufzug in einem anderen Gebäudeteil befindet (BGH VIII ZR 128/08).

Sach- und Haftpflichtversicherung

• Neu entstehende Betriebskosten, auch Kosten einer Sach- und Haftpflichtversicherung, die der Vermieter erst während des bestehenden Mietverhältnisses für das Mietobjekt abschließt, können anteilig auf die Mieter umgelegt werden, wenn im Mietvertrag die Kosten einer derartigen Versicherung als umlagefähige Betriebskosten bezeichnet sind und dem Vermieter das Recht eingeräumt ist, auch neu entstehende Betriebskosten auf die Mieter umzulegen (BGH VIII ZR 80/06). Aus dem Urteil ergibt sich zugleich, dass die Umlage der neu entstandenen Kosten den Mietern nicht vorher, also vor Beginn des fraglichen Abrechnungszeitraums, angekündigt werden muss.
• Die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung dürfen in der Betriebskostenabrechnung in einer Summe ausgewiesen werden. Der Vermieter muss nicht die einzelnen Versicherungsarten aufschlüsseln, z. B. Gebäudeversicherung, Glasversicherung, Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den Öltank oder den Aufzug (BGH VIII ZR 346/08).